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Les entreprises, y compris les PME, doivent être régulièrement confrontées à la réduction de leurs coûts de gestion pour assurer leur pérennité.

Pourquoi surveiller sa gestion ?

Au Québec, une entreprise nouvellement créée sur deux ne dépassera pas cinq années d'existence. Si les facteurs sont nombreux, la première cause n'est pas le hasard mais la mauvaise gestion. Qu'est-ce qu'une mauvaise gestion ? C'est une combinaison de ces différents phénomènes :

• manque de vision à moyen et à long terme

• sous-estimation des charges

• excès d’enthousiasme

• mauvaise organisation

• ignorer les outils d’aide à la prise de décision

• marge insuffisante

• cumul de dettes et de retards de paiements

• mauvaises dépenses

• manque de suivi et d’anticipation

Heureusement il existe bien des manières de contrôler la gestion d'une entreprise et d'en réduire ses coûts liés à la gestion générale.

Surveiller sa trésorerie

Les problèmes de trésorerie sont en tête des causes de mauvaise gestion. Un bon gestionnaire évitera ces erreurs :

• sous-évaluer son besoin en fonds de roulement

• sous-estimer les retards et annulations de paiement

• employer de mauvaises solutions de financement

• croire que chiffre d’affaires et rentabilité sont synonymes

• oublier le plan de trésorerie

Une trésorerie en santé et régulièrement mise à jour évitera à l'entreprise de mauvaises surprises liées au manque de liquidités.

Embrasser les nouvelles technologies

Si le premier but des nouvelles technologies est de simplifier certaines tâches, c'est ensuite de réduire les coûts.

Les coûts de communications ont notamment fortement évolué grâce aux nouvelles technologies. Elles ont aussi permis avec le développement de la Voix sur IP de centraliser toutes les formes de communications : téléphonie, fax, courriel, visioconférence, etc.

Une entreprise qui souhaite obtenir un service de téléphonie IP à Montréal comprendra vite ses nombreux avantages. Les conséquences sur les coûts de gestion se feront immédiatement ressentir : la téléphonie sur IP peut faire économiser par rapport au coût de lignes téléphoniques traditionnelles ou d'accès téléphoniques PRI de l'ordre d'un facteur de 2 à 3 fois.

Réaliser un audit

Les entreprises disposent d'un outil professionnel capable d'aider à identifier les postes où réduire les coûts ne nuira pas au fonctionnement normal des affaires. Cet outil est l'audit. Il ne doit pas effrayer puisqu'il permet au bout du compte de faire réaliser de substantielles économies salvatrices.

Plus l'entreprise grandit plus un audit de la masse salariale et des processus de paie devient pertinent. Les coûts des biens et services, appelés coûts complets, peuvent de la même façon s'évaluer lors d'un audit d'entreprise.