Optimiser le temps et l’organisation de travail est la clé de la compétitivité. Comment dès lors ne pas perdre son temps au bureau ?

1.Organiser des réunions

Eh oui, organiser des réunions permet de gagner du temps pour peu qu’elles soient limitées dans le temps et bien organisées avec un ordre du jour strict. Une réunion permet une meilleure circulation de l’information, une bonne gestion des conflits et une communication facilitée. À l’occasion de la réunion, les incompréhensions seront clarifiées, les résultats analysés, les actions prioritaires définies. C’est aussi l’occasion de motiver les équipes au moyen d’objectifs clairs.

Organisez-les plutôt le matin, lorsque tout le monde est frais et disponible plutôt qu’en fin de journée. Fixez une heure de début et de fin ainsi qu’un ordre du jour modeste, vous serez plus efficace.

2.Gérer sa boîte courriel

Vos collaborateurs et vous-même passez beaucoup de temps à gérer votre courrier électronique. En mettant en place des filtres pour classer vos contacts en fonction de différents dossiers, vous ne garderez dans votre boîte de réception que les courriels les plus urgents à traiter. Répondez-y par lot de 10, entre deux dossiers.

3.Gérer la comptabilité

Adoptez une solution comptable en ligne pour une mise à jour en temps réel de votre situation financière. Vous paierez moins d’honoraires dans la mesure où la saisie est réalisée en ligne, vous vous déplacerez moins souvent vers votre cabinet comptable et vous gagnerez ainsi du temps. Il vous suffira de scanner vos factures d’achat et de vente, elles seront enregistrées automatiquement. Votre situation financière sera toujours disponible et à jour.

4.Automatiser les notes de frais

De nombreux outils numériques vous aideront à automatiser la procédure de saisie des notes de frais. Vous gagnerez jusqu’à 70% de temps par rapport à un fichier Excel. Il ne vous restera plus qu’à fixer des délais précis de traitement de demande et de remboursement. En intégrant ces données dans votre logiciel comptable, vous aurez en outre une meilleure visibilité des dépenses de l’entreprise.

5.Former les salariés

Une des pertes de temps les plus importantes est le temps passé sur des logiciels informatiques, résultat : une mauvaise utilisation ou une utilisation partielle. La formation n’est jamais du temps perdu dans la mesure où elle est destinée à rendre vos forces vives plus opérationnelles, voire plus performantes. Un chef d’entreprise qui n’investit pas dans la formation perd de l’argent.