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Une réunion d’affaires est cruciale pour le développement d’une entreprise, il convient donc de bien la préparer pour en assurer le succès. Un plan d’action bien orchestré s’avère être une stratégie gagnante à tout point de vue.

Les conditions matérielles

La phase de préparation doit être minutieuse. Avant tout, il vous faut fixer une date et la durée de votre réunion pour éviter les discussions sans fin ou les débordements de tout ordre.

Ensuite, il faut prévoir un local. Adressez-vous à un professionnel qui propose de louer des salles de réunion spacieuses et fonctionnelles pour vos rencontres d'affaires.

 Vous vérifierez néanmoins avant le jour J tous les équipements, il serait dommage de perdre de précieuses minutes pour des raisons techniques. Passez donc en revue l’éclairage, le mobilier, sa disposition, le nombre de places assises, mais aussi les connexions internet, le matériel audiovisuel (vidéoprojecteur), les feutres, le tableau blanc, papier, stylos… Ne laissez rien au hasard, il en va de votre image. Prévoyez également une collation pour accueillir les participants et pour les éventuelles pauses si votre réunion doit durer plus de deux heures. Si elle doit s’étirer au-delà de la matinée, un déjeuner au restaurant sera de circonstance.

La phase intellectuelle

Précisez les objectifs précis de votre réunion et structurez votre ordre du jour en conséquence. Celui-ci devra être respecté en tout point en regard du timing que vous avez fixé.

Il est temps de choisir les participants, en l’occurrence les collaborateurs qui vous épauleront. Harmonisez leur profil, stratégique, technique pour optimiser les prises de décisions. Définissez au préalable le rôle de chacun. Il vous faudra aussi un animateur, une sorte de garant de la durée de la réunion qui distribuera les temps de parole. N’oubliez pas de leur faire noter la date et le lieu sur leur agenda.

Compilez les documents indispensables à votre argumentation : analyses, graphiques, synthèses… et faites lire ce dossier à vos collaborateurs bien avant la réunion.

La confirmation

Faites-vous confirmer quelques jours avant la réunion la présence de chacun. Envoyez au besoin un courriel de rappel. Vous vous éviterez de mauvaises surprises ou pourrez pallier l’absence d’un de vos collaborateurs au pied levé.

Une réunion d’affaires n’est pas simple à organiser. Il faut être méthodique pour en garantir le succès. Mais après ces différentes étapes, il vous restera ensuite qu’à animer votre réunion l’esprit plutôt serein.